Cualquier comunicación escrita que se produce entre una persona perteneciente a una empresa y otra persona perteneciente a un organismo o empresa diferente, se le denomina correspondencia.
En una empresa pequeña hay una persona encargada de recibir y enviar el correo y, también, es la responsable de abrir la correspondencia, registrarla, hacer las copias necesarias, distribuirla, etcétera.
En una empresa grande suele haber más de una persona encargada de realizar las mismas funciones del despacho del correo y además, cuentan con sistemas mecánicos.
Hay que tener en cuenta una serie de pasos a seguir:
- Recepción de la correspondencia (faxes y otros envíos postales).
- Selección de la correspondencia (abrir y comprobar el contenido, hacer una primera división entre los documentos necesarios y registrar).
- Clasificar la correspondencia (según el orden de distribución y entrega a los destinatarios).
- Registro de entrada / salida de la correspondencia (anotan la fecha, remite/destinatario, clase de documento, anexos, etcétera)
- Distribuir la corresondencia (preparan una ruta a seguir por los diferentes departamentos o selecciones de la empresa u organización).
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