Salida a la oficina de atención ciudadana

Los alumnos de CAL MOLINS hemos ido a visitar la oficina de atención ciudadana de Sabadell, allí nos han explicado el funcionamiento y como se organizan, que programas utilizan y como, la manera de resolver las dudas de los ciudadanos de manera rápida y lo mas eficiente posible.

Esta oficina consta en ayudar a los ciudadanos en cualquier tramite que tengan que realizar (siempre y cuando ellos puedan hacer esos tramites) y resolver sus dudas. Para ello no solo podemos hacerlo acercándonos a la oficina si no que también disponen de una pagina web:

• https://seu.sabadell.cat/sedelectronica/p/oficinesAtencio_esp.asp

EL SERVICIO DE CORREOS
Esta regulado por la Ley Postal y ofrece una amplia gama de productos que van destinados tanto a particulares como a empresas.

REGISTRO DE FAX

Hoy en día, en la mayoría de las empresas se generan una serie de documentos, como los pedidos, que se realizan a través de fax, en casi todas las organizaciones hay un registro de entrada/salida de fax.

REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA.

Debe de estar registrada y para eso se utilizan los libros registro de entrada y salida de la correspondencia, donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o salida que tiene lugar en la empresa.

La finalidad básica del registro de la correspondencia es el control de todos los documentos que entran y/o salgan de la empresa u organismo oficial.

Otras de las funciones que cumplen son: conocer el origen o destino final de su determinado escrito, dar testimonio de que una determinada correspondencia ha tenido su entrada/salida en la empresa u organismo, dar seguimiento a la correspondencia, recibir, clasificar,controlar y distribuir la correspondencia como pueden ser el nombre y dirección del destinatario o remitente, etcétera.

DIRECCIÓN DEL DESTINATARIO Y DEL REMITENTE

• Direcciones del destinatario

Para escribir la dirección del destinatario correctamente hay que seguir el siguiente orden:

Primero: nombre del destinatario.
Segundo: nombre de la vía, número, piso, escalera.
Tercero: código postal, localidad y provincia.
Cuatro: en los envíos internacionales el país de destino, indicando delante del código postal la letra que corresponde al país.

En la correspondencia comercial, los sobres deben ir cumplimentados mediante la utilización del ordenador; nunca se escribirán a mano.

• Remites

El remite puede colocarse en dos zonas diferentes del sobre:
-En la parte superior izquierda del sobre
-En el reverso del sobre

EL SOBRE

Hay distintos tipos de sobre, diferentes tamaños, diferentes modelos.
Los sobres estan regulados por las normas UNE (una norma española).

De entre los diferentes tipos de sobres se distinguen:

• El sobre normal: de forma cuadrada.
• El sobre americano: con forma rectangular.
• Sobres con ventanilla: tienen una ventanilla de papel transparente, por lo que se puede leer la dirección del interior de la carta. Pueden ser de forma cuadrada o rectangular, su uso esta muy extendido.

Los modelos mas utilizados son: el sobre o bolsa de medidas: 250 x 353 mm, el de medidas: 162 x 229 mm y el sobre americano: 115 x 225 mm.

LA CIRCULACIÓN INTERNA DE LA CORRESPONDENCIA

Cualquier comunicación escrita que se produce entre una persona perteneciente a una empresa y otra persona perteneciente a un organismo o empresa diferente, se le denomina correspondencia.

En una empresa pequeña hay una persona encargada de recibir y enviar el correo y, también, es la responsable de abrir la correspondencia, registrarla, hacer las copias necesarias, distribuirla, etcétera.

En una empresa grande suele haber más de una persona encargada de realizar las mismas funciones del despacho del correo y además, cuentan con sistemas mecánicos.