Debe de estar registrada y para eso se utilizan los libros registro de entrada y salida de la correspondencia, donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o salida que tiene lugar en la empresa.
La finalidad básica del registro de la correspondencia es el control de todos los documentos que entran y/o salgan de la empresa u organismo oficial.
Otras de las funciones que cumplen son: conocer el origen o destino final de su determinado escrito, dar testimonio de que una determinada correspondencia ha tenido su entrada/salida en la empresa u organismo, dar seguimiento a la correspondencia, recibir, clasificar,controlar y distribuir la correspondencia como pueden ser el nombre y dirección del destinatario o remitente, etcétera.
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